Вакансия Секретарь руководителя, Томск

• Место работы: Томская область, г Томск, Батенькова переулок, дом 13

Осуществлять работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности директора Филиала. Получать необходимые директору Филиала сведения от отделов, служб, групп Филиала или исполнителей, вызывать по поручению директора Филиала работников. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя директора Филиала корреспонденцию, осуществлять ее регистрацию и передавать посредством электронного документооборота в соответствии с принятым решением в отделы, службы, группы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, следить за сроками выполнения указаний и поручений директора Филиала, взятых на контроль. Контролировать получение периодической печати, отправку и получение корреспонденции посредством экспресс почты. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. Принимать документы и личные заявления на подпись директору Филиала. Организовывать проведение телефонных переговоров директора Филиала. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), установленным для работы секретаря, принимать телефонограммы, и своевременно доводить до сведения директора информацию, полученную в его отсутствие по каналам связи. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня совещания). Обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. По поручению директора Филиала составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем; печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой приемной, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.